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Open the Space!

Die Alternative zum Meistern großer Herausforderungen

von Axel Flinker und Anne-Kathrin Schalhorn

 

In schwierigen Situationen greifen Unternehmen meist auf bekanntes Vorgehen zurĂŒck: Task-Forces, Ad-hoc Projekte, Cost-Cutting oder externe Berater. Angst macht sich im Unternehmen breit und eigene Erfahrung internes Know-how bleiben ungenutzt. Eine Alternative zu diesem Vorgehen ist der Einsatz von Open Space Technology.  Open Space bringt das System als Ganzes in Aktion, setzt die organisationsimmanenten KrĂ€fte frei und lĂ€sst unerwartete Lösungen entstehen.

Steht einem Unternehmen das Wasser bis zum Hals, fĂŒhrt das insbesondere fĂŒr die obere FĂŒhrung zu akutem Handlungsdruck. FĂŒr einen schnellen Kurswechsel und das Erreichen drastischer VerĂ€nderungen wird oft mit kurzfristig realisierbaren und sofort Ausgaben wirksamen Kostensenkungsprogrammen reagiert. Je grĂ¶ĂŸer das Ausmaß der Krise, desto stĂ€rker wird dabei dem Gesamt-System die Verantwortung fĂŒr den weiteren Erfolg des Unternehmens und die Gestaltung der erforderlichen VerĂ€nderungen entzogen.

Mit dem Einsatz von Projektteams oder Task-Forces entstehen organisatorische Gebilde, in denen Verantwortung stark gebĂŒndelt ist und die VerĂ€nderungen durchsetzen sollen. Dazu werden sie mit entsprechender Entscheidungskompetenz und Gestaltungsmacht ausgestattet. Mit dem Einsatz externer Berater wird dieser Effekt noch verstĂ€rkt.

Ist der Plan fertig, wird er ĂŒber das System gestĂŒlpt. Die Mitarbeiter sollen „parieren“ und umsetzen, was andere fĂŒr sie entschieden haben. Dass ein solches Vorgehen nur selten auf offene Arme trifft, liegt auf der Hand. Können und wollen die Mitarbeiter das Beschlossene ĂŒberhaupt umsetzen? Warum werden sie nicht einbezogen? Was ist ihr Beitrag?  Widerstand ist praktisch vorprogrammiert. Aufwendige und Zeit fressende Change-Konzepte sollen es dann wieder richten.

Verborgene KrÀfte nutzen

Jedes Unternehmen hat jedoch verborgene KrĂ€fte, unglaubliches Wissen und wertvolle Erfahrungen. Durch die  Strukturen der Organisation bleiben sie jedoch oft unsichtbar und unvernetzt. Kann man es sich in Krisenzeiten oder bei akuten Schwierigkeiten leisten, all diese SchĂ€tze ungenutzt zu lassen?

Harrison Owen entwickelte eine passende Methode, diese SchĂ€tze zu heben. Er nannte sie „Open Space Technology“.

Open Space Technology ist eine Workshop-Form, bei der alle interessierten und engagierten Mitarbeiter zusammenkommen. Sie bringen ihr Wissen und ihre Erfahrungen ĂŒber alle Bereichs- und Hierarchiegrenzen hinweg zusammen. In nur 2-3 Tagen werden von allen gemeinsam unerwartete, innovative und kreative Lösungen entwickelt. Das Ergebnis sind viele ganz konkrete Ideen, AnsĂ€tze und Maßnahmen. Die Teilnehmer leiten deren Umsetzung noch wĂ€hrend des Workshops ein und legen Verantwortlichkeiten dafĂŒr fest.

So entsteht eine VerÀnderung, die selbst initiiert ist, von allen getragen wird, das gesamte System in Aktion bringt und die erforderliche Energie und Kraft zur Umsetzung erzeugt. Die Verantwortung bleibt im Unternehmen und wird auf viele Schultern gelegt.

Einfach – schnell - gĂŒnstig

Open Space hat gegenĂŒber anderen Vorgehensweisen viele Vorteile: Open Space ist einfach, schnell zu realisieren, kostet wenig und bringt dabei maximalen Output. Die besten Ideen werden gemeinsam herausgefiltert und direkt in die Umsetzung gefĂŒhrt. Flankierendes Change Management ist meistens ĂŒberflĂŒssig.

Teilnehmer und Initiatoren von Open-Space Workshops berichten immer wieder von unerwarteten DurchbrĂŒchen, innovative Lösungen, neuem Spirit und spĂŒrbarer Aufbruchstimmung, selbst in schwierigen Situationen. Sie erleben eine neue QualitĂ€t von Gemeinschaftsgeist und Zusammenarbeit. Nicht zu Unrecht lautet der Slogan von Open Space: „Augen auf, mit Überraschungen ist zu rechnen!“

Erfolgsvoraussetzungen

Macht Open Space Sinn, wenn einem Unternehmen das Wasser schon bis zum Hals steht oder akute Probleme bewĂ€ltigt werden wollen? Harrison Owen nennt einige zwingende Erfolgsvoraussetzungen fĂŒr die Initiierung einer Open Space Veranstaltung:

  • es gibt ein Thema, das wirklich von Belang ist
  • die Angelegenheit ist von hoher KomplexitĂ€t
  • man muss schnell handeln

DarĂŒber hinaus braucht es Teilnehmer, die leidenschaftliches Interesse daran haben, gemeinsam einen Plan zu entwerfen und durchzuziehen. Deshalb ist die Teilnahme an einem Open Space immer freiwillig.

Eine ganz wesentliche Rolle spielt auch das Management. RĂ€ume zu öffnen bedeutet, dass man sie hinterher nicht einfach wieder schließen kann. Open Space verlangt nach einer neuen QualitĂ€t von FĂŒhrung: ErmĂ€chtigung und den RĂŒcken frei halten sind zwei wesentliche Aspekte davon.

Ja, aber … Q&A

Im Vorfeld eines Open Space Workshops tauchen bei FĂŒhrungskrĂ€ften aber auch Fragen und  Bedenken auf.

„Es bringt doch nichts, so viele Menschen an einem Thema zu beteiligen. Wie soll denn da ĂŒberhaupt produktiv gearbeitet werden?“

Im Open Space arbeiten viele kleine Gruppen an jeweils einem Teil-Aspekt des Themas. Nur Abstimmungen oder Entscheidungen finden plenar statt. Zu den Gruppen kommen ausschließlich Menschen, die dieses Thema fĂŒr besonders wichtig erachten, einen Beitrag leisten können oder dabei mit gestalten wollen.

„Die Mitarbeiter verfĂŒgen doch gar nicht ĂŒber die erforderliche Kompetenz, um das Problem zu lösen.“

Grundlegende Probleme sind selten ein „singulĂ€res Geschehen“, sondern eher eine Verkettung unterschiedlichster Aspekte, die nur im Zusammenspiel des Gesamtsystems gelöst werden können. Jeder Einzelne kann dabei sein spezielles Wissen einbringen. DarĂŒber hinaus können Experten, Kunden oder Lieferanten zum Open Space  eingeladen werden.

„Wenn wir so viele einbeziehen, dann wird den Mitarbeitern der Ernst der Lage erst richtig bewusst.“

Mitarbeiter spĂŒren ohnehin, wenn’s brenzlig wird und Unausgesprochenes verstĂ€rkt die Unruhe und Angst. Die aktive Auseinandersetzung und die Möglichkeit, sich aktiv einzubringen, stĂ€rkt das GefĂŒhl von Selbstwirksamkeit und fördert Zuversicht.

„Gerade in angespannten Situationen können wir es uns nicht leisten, so viele Mitarbeiter 2 Tage lang aus dem Unternehmen zu nehmen.“

Was hat es bisher gekostet, nicht alle an dem brennenden Thema zu beteiligen und kann man sich das weiterhin leisten?

 â€žWenn der Chef oder das Management bekennen, dass sie selbst keine Patentlösung haben, verlieren sie ihr Gesicht.“

Verliert man nicht eher das Gesicht, wenn man vortĂ€uscht, man hĂ€tte alles im Griff, aber jeder spĂŒrt, dass dem nicht so ist?

„Im Open Space wird die Hierarchie ĂŒbergangen.“

Im Open Space ĂŒbernehmen tatsĂ€chlich auch Nicht-Manager ein StĂŒck weit FĂŒhrung, jedoch im Sinne des Ganzen und nur ihren FĂ€higkeiten entsprechend. Warum also nicht FĂŒhrungskompetenz in der Belegschaft nutzen. Und weil sie kein offizielles FĂŒhrungsmandat haben, brauchen sie den RĂŒckhalt ihrer FĂŒhrungskrĂ€fte. Es ist also wichtig, im Vorfeld mit den FĂŒhrungskrĂ€ften aller Ebenen darĂŒber zu sprechen.

In 2 Tagen weiter als nach einem Jahr

Ein sehr bekanntes Beispiel fĂŒr den erfolgreichen Einsatz von Open Space ist AT&T. Das Unternehmen hatte fĂŒr das Global Village der Olympischen Spiele in Atlanta einen Pavillon entworfen. Das nahezu fertige Konzept dafĂŒr gefiel dem Olympischen Komitee so sehr, dass Sie AT&T kurzfristig einen besseren Standort im Zentrum des Areals anboten mit geschĂ€tzten 75.000 statt vorher 5.000 Besuchern pro Tag. Nur, das Konzept, an dem ĂŒber ein Jahr gearbeitet worden war, eignete sich dafĂŒr nicht. Und es verblieben nur noch wenige Monate bis zur Eröffnung. Da man keine andere Lösung sah wurde in einem Open Space Workshop mit allen an der Planung Beteiligten ein neues Konzept und Design entwickelt. Nach 2 Tagen war man damit weiter als mit dem ersten Entwurf nach einem Jahr!

Tausende Male erprobt

Mittlerweile haben wegen des großen Erfolgs weltweit tausende Open Space Workshops in großen und kleinen Unternehmen, in Non-Profit-Organisationen, Initiativgruppen und anderen Gruppierungen stattgefunden – zu ganz unterschiedlichen Themen und AnlĂ€ssen. Sie fĂŒhrten oft dazu, dass Situationen gemeistert werden konnten, die schon verloren geglaubt waren. Warum also nicht mehr davon?

 

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