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Open the Space!

Die Alternative zum Meistern gro├čer Herausforderungen

von Axel Flinker und Anne-Kathrin Schalhorn

 

In schwierigen Situationen greifen Unternehmen meist auf bekanntes Vorgehen zur├╝ck: Task-Forces, Ad-hoc Projekte, Cost-Cutting oder externe Berater. Angst macht sich im Unternehmen breit und eigene Erfahrung internes Know-how bleiben ungenutzt. Eine Alternative zu diesem Vorgehen ist der Einsatz von Open Space Technology.  Open Space bringt das System als Ganzes in Aktion, setzt die organisationsimmanenten Kr├Ąfte frei und l├Ąsst unerwartete L├Âsungen entstehen.

Steht einem Unternehmen das Wasser bis zum Hals, f├╝hrt das insbesondere f├╝r die obere F├╝hrung zu akutem Handlungsdruck. F├╝r einen schnellen Kurswechsel und das Erreichen drastischer Ver├Ąnderungen wird oft mit kurzfristig realisierbaren und sofort Ausgaben wirksamen Kostensenkungsprogrammen reagiert. Je gr├Â├čer das Ausma├č der Krise, desto st├Ąrker wird dabei dem Gesamt-System die Verantwortung f├╝r den weiteren Erfolg des Unternehmens und die Gestaltung der erforderlichen Ver├Ąnderungen entzogen.

Mit dem Einsatz von Projektteams oder Task-Forces entstehen organisatorische Gebilde, in denen Verantwortung stark geb├╝ndelt ist und die Ver├Ąnderungen durchsetzen sollen. Dazu werden sie mit entsprechender Entscheidungskompetenz und Gestaltungsmacht ausgestattet. Mit dem Einsatz externer Berater wird dieser Effekt noch verst├Ąrkt.

Ist der Plan fertig, wird er ├╝ber das System gest├╝lpt. Die Mitarbeiter sollen ÔÇ×parieren“ und umsetzen, was andere f├╝r sie entschieden haben. Dass ein solches Vorgehen nur selten auf offene Arme trifft, liegt auf der Hand. K├Ânnen und wollen die Mitarbeiter das Beschlossene ├╝berhaupt umsetzen? Warum werden sie nicht einbezogen? Was ist ihr Beitrag?  Widerstand ist praktisch vorprogrammiert. Aufwendige und Zeit fressende Change-Konzepte sollen es dann wieder richten.

Verborgene Kr├Ąfte nutzen

Jedes Unternehmen hat jedoch verborgene Kr├Ąfte, unglaubliches Wissen und wertvolle Erfahrungen. Durch die  Strukturen der Organisation bleiben sie jedoch oft unsichtbar und unvernetzt. Kann man es sich in Krisenzeiten oder bei akuten Schwierigkeiten leisten, all diese Sch├Ątze ungenutzt zu lassen?

Harrison Owen entwickelte eine passende Methode, diese Sch├Ątze zu heben. Er nannte sie ÔÇ×Open Space Technology“.

Open Space Technology ist eine Workshop-Form, bei der alle interessierten und engagierten Mitarbeiter zusammenkommen. Sie bringen ihr Wissen und ihre Erfahrungen ├╝ber alle Bereichs- und Hierarchiegrenzen hinweg zusammen. In nur 2-3 Tagen werden von allen gemeinsam unerwartete, innovative und kreative L├Âsungen entwickelt. Das Ergebnis sind viele ganz konkrete Ideen, Ans├Ątze und Ma├čnahmen. Die Teilnehmer leiten deren Umsetzung noch w├Ąhrend des Workshops ein und legen Verantwortlichkeiten daf├╝r fest.

So entsteht eine Ver├Ąnderung, die selbst initiiert ist, von allen getragen wird, das gesamte System in Aktion bringt und die erforderliche Energie und Kraft zur Umsetzung erzeugt. Die Verantwortung bleibt im Unternehmen und wird auf viele Schultern gelegt.

Einfach – schnell - g├╝nstig

Open Space hat gegen├╝ber anderen Vorgehensweisen viele Vorteile: Open Space ist einfach, schnell zu realisieren, kostet wenig und bringt dabei maximalen Output. Die besten Ideen werden gemeinsam herausgefiltert und direkt in die Umsetzung gef├╝hrt. Flankierendes Change Management ist meistens ├╝berfl├╝ssig.

Teilnehmer und Initiatoren von Open-Space Workshops berichten immer wieder von unerwarteten Durchbr├╝chen, innovative L├Âsungen, neuem Spirit und sp├╝rbarer Aufbruchstimmung, selbst in schwierigen Situationen. Sie erleben eine neue Qualit├Ąt von Gemeinschaftsgeist und Zusammenarbeit. Nicht zu Unrecht lautet der Slogan von Open Space: ÔÇ×Augen auf, mit ├ťberraschungen ist zu rechnen!“

Erfolgsvoraussetzungen

Macht Open Space Sinn, wenn einem Unternehmen das Wasser schon bis zum Hals steht oder akute Probleme bew├Ąltigt werden wollen? Harrison Owen nennt einige zwingende Erfolgsvoraussetzungen f├╝r die Initiierung einer Open Space Veranstaltung:

  • es gibt ein Thema, das wirklich von Belang ist
  • die Angelegenheit ist von hoher Komplexit├Ąt
  • man muss schnell handeln

Dar├╝ber hinaus braucht es Teilnehmer, die leidenschaftliches Interesse daran haben, gemeinsam einen Plan zu entwerfen und durchzuziehen. Deshalb ist die Teilnahme an einem Open Space immer freiwillig.

Eine ganz wesentliche Rolle spielt auch das Management. R├Ąume zu ├Âffnen bedeutet, dass man sie hinterher nicht einfach wieder schlie├čen kann. Open Space verlangt nach einer neuen Qualit├Ąt von F├╝hrung: Erm├Ąchtigung und den R├╝cken frei halten sind zwei wesentliche Aspekte davon.

Ja, aber … Q&A

Im Vorfeld eines Open Space Workshops tauchen bei F├╝hrungskr├Ąften aber auch Fragen und  Bedenken auf.

ÔÇ×Es bringt doch nichts, so viele Menschen an einem Thema zu beteiligen. Wie soll denn da ├╝berhaupt produktiv gearbeitet werden?“

Im Open Space arbeiten viele kleine Gruppen an jeweils einem Teil-Aspekt des Themas. Nur Abstimmungen oder Entscheidungen finden plenar statt. Zu den Gruppen kommen ausschlie├člich Menschen, die dieses Thema f├╝r besonders wichtig erachten, einen Beitrag leisten k├Ânnen oder dabei mit gestalten wollen.

ÔÇ×Die Mitarbeiter verf├╝gen doch gar nicht ├╝ber die erforderliche Kompetenz, um das Problem zu l├Âsen.“

Grundlegende Probleme sind selten ein ÔÇ×singul├Ąres Geschehen“, sondern eher eine Verkettung unterschiedlichster Aspekte, die nur im Zusammenspiel des Gesamtsystems gel├Âst werden k├Ânnen. Jeder Einzelne kann dabei sein spezielles Wissen einbringen. Dar├╝ber hinaus k├Ânnen Experten, Kunden oder Lieferanten zum Open Space  eingeladen werden.

ÔÇ×Wenn wir so viele einbeziehen, dann wird den Mitarbeitern der Ernst der Lage erst richtig bewusst.“

Mitarbeiter sp├╝ren ohnehin, wenn’s brenzlig wird und Unausgesprochenes verst├Ąrkt die Unruhe und Angst. Die aktive Auseinandersetzung und die M├Âglichkeit, sich aktiv einzubringen, st├Ąrkt das Gef├╝hl von Selbstwirksamkeit und f├Ârdert Zuversicht.

ÔÇ×Gerade in angespannten Situationen k├Ânnen wir es uns nicht leisten, so viele Mitarbeiter 2 Tage lang aus dem Unternehmen zu nehmen.“

Was hat es bisher gekostet, nicht alle an dem brennenden Thema zu beteiligen und kann man sich das weiterhin leisten?

 ÔÇ×Wenn der Chef oder das Management bekennen, dass sie selbst keine Patentl├Âsung haben, verlieren sie ihr Gesicht.“

Verliert man nicht eher das Gesicht, wenn man vort├Ąuscht, man h├Ątte alles im Griff, aber jeder sp├╝rt, dass dem nicht so ist?

ÔÇ×Im Open Space wird die Hierarchie ├╝bergangen.“

Im Open Space ├╝bernehmen tats├Ąchlich auch Nicht-Manager ein St├╝ck weit F├╝hrung, jedoch im Sinne des Ganzen und nur ihren F├Ąhigkeiten entsprechend. Warum also nicht F├╝hrungskompetenz in der Belegschaft nutzen. Und weil sie kein offizielles F├╝hrungsmandat haben, brauchen sie den R├╝ckhalt ihrer F├╝hrungskr├Ąfte. Es ist also wichtig, im Vorfeld mit den F├╝hrungskr├Ąften aller Ebenen dar├╝ber zu sprechen.

In 2 Tagen weiter als nach einem Jahr

Ein sehr bekanntes Beispiel f├╝r den erfolgreichen Einsatz von Open Space ist AT&T. Das Unternehmen hatte f├╝r das Global Village der Olympischen Spiele in Atlanta einen Pavillon entworfen. Das nahezu fertige Konzept daf├╝r gefiel dem Olympischen Komitee so sehr, dass Sie AT&T kurzfristig einen besseren Standort im Zentrum des Areals anboten mit gesch├Ątzten 75.000 statt vorher 5.000 Besuchern pro Tag. Nur, das Konzept, an dem ├╝ber ein Jahr gearbeitet worden war, eignete sich daf├╝r nicht. Und es verblieben nur noch wenige Monate bis zur Er├Âffnung. Da man keine andere L├Âsung sah wurde in einem Open Space Workshop mit allen an der Planung Beteiligten ein neues Konzept und Design entwickelt. Nach 2 Tagen war man damit weiter als mit dem ersten Entwurf nach einem Jahr!

Tausende Male erprobt

Mittlerweile haben wegen des gro├čen Erfolgs weltweit tausende Open Space Workshops in gro├čen und kleinen Unternehmen, in Non-Profit-Organisationen, Initiativgruppen und anderen Gruppierungen stattgefunden – zu ganz unterschiedlichen Themen und Anl├Ąssen. Sie f├╝hrten oft dazu, dass Situationen gemeistert werden konnten, die schon verloren geglaubt waren. Warum also nicht mehr davon?

 

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